Qu'est-ce qu'un document administratif ?

Sont des documents administratifs, quel que soit leur date, leur lieu de conservation ou leur support, les documents :

• élaborés ou détenus par une administration (État, collectivités locales, établissements publics) ou par un organisme privé chargé de la gestion d'un service public (les caisses de Sécurité sociale, les services de Pôle emploi, les offices publics de HLM, les établissements privés d'enseignement sous contrat ...),

• dans le cadre de ses missions de service public.

Sont des documents administratifs, par exemple :

• les dossiers, rapports et études,

• les comptes rendus et procès verbaux,

• les statistiques,

• les directives, instructions et circulaires,

• les notes et réponses ministérielles,

• les avis et décisions.

Conditions de communication des documents administratifs

L'accès aux documents administratifs n'est permis que s'ils sont achevés (les documents préparatoires à une décision administrative, tant qu'elle est en cours d'élaboration, ne sont pas communicables).

Le dépôt aux archives publiques des documents administratifs ne fait pas obstacle à leur communication.

Les documents ayant fait l'objet d'une diffusion publique ne sont plus communicables sur demande.

Documents qui ne sont pas considérés comme administratifs

Ne sont pas des documents administratifs, notamment  :   

• les actes des assemblées parlementaires (Assemblée nationale, Sénat),

• les avis du Conseil d'État et des juridictions administratives (tribunaux administratifs et cours administratives d'appel),

• les documents d'instruction des réclamations adressées au Défenseur des droits.