Accès aux documents administratifs

Demande de communication

L'intéressé doit adresser sa demande à l'administration, ou à l'organisme privé chargé de la gestion d'un service public, qui détient le document.  

Il ne s'agit pas forcément de l'administration ou de l'organisme qui l'a élaboré.

La demande peut être effectuée oralement ou par courrier.

Il est préférable toutefois de rédiger une lettre et d'en conserver une copie datée, pour garder une trace de la démarche en cas d'absence de réponse de l'administration. Il ne s'agit pas, cependant, d'une obligation. L'administration ne peut pas exiger de demande écrite.

Par ailleurs, l'intéressé n'a pas à motiver sa demande ou à justifier d'une qualité particulière ou d'un intérêt à agir.

Personne responsable de l'accès aux documents administratifs

La plupart des administrations et des organismes privés chargés de la gestion d'un service public doivent nommer, dans leurs services, une personne responsable de l'accès aux documents administratifs.  Elle est chargée de réceptionner les demandes de communication, et les éventuelles réclamations. Elle veille à leur instruction.

Sa désignation doit être portée à la connaissance du public (notamment sur le site internet des administrations ou organismes privés) .

Formes de la communication des documents

Le demandeur peut accéder, à son choix, à un document administratif ou à un document d'archives publiques soit :

• par consultation gratuite sur place, sauf si la préservation du document ne le permet pas,

• par la délivrance, à ses frais, d'une copie sur papier ou support électronique (disquette, CD ROM), sauf impossibilité technique,

• par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique.

Toutefois, la liberté de choix du demandeur s'exerce dans la limite des possibilités techniques de l'administration (par exemple format du document incompatible avec celui demandé) et dans le respect de la bonne conservation des documents.

Refus de communication

En cas de refus explicite (décision motivée) ou de silence gardé pendant plus d'1 mois par l'administration sur la demande de communication d'un document administratif ou d'un document d'archives publiques, l'intéressé doit obligatoirement saisir, avant tout recours devant le juge administratif, la commission d'accès aux documents administratifs (CADA).

Elle donnera un avis sur le caractère communicable ou non du document.